delarionvexis - Professionelles Personalmanagement und Finanzlösungen

1. Einleitung und Verantwortliche Stelle

delarionvexis respektiert Ihre Privatsphäre und ist verpflichtet, Ihre persönlichen Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten sammeln, verwenden, speichern und schützen, wenn Sie unsere Finanz- und Personalmanagement-Plattform nutzen.

Als verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) fungiert delarionvexis, Naabstraße 1a, 93182 Duggendorf, Deutschland. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@delarionvexis.com oder +492043786098.

2. Art und Umfang der Datenerhebung

Personenbezogene Daten

Wir erheben und verarbeiten verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, um Ihnen unsere Dienstleistungen im Bereich Finanz- und Personalmanagement optimal anbieten zu können:

Kontaktdaten Finanzdaten Beschäftigungsdaten Nutzungsdaten Technische Daten

Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Unternehmensinformationen und Ansprechpartner
Gehaltsdaten, Steuerinformationen und Sozialversicherungsnummer
Bankverbindungen und Zahlungsinformationen
Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche und Fehlzeiten
IP-Adresse, Browser-Informationen und Gerätekennung
Nutzungsverhalten auf unserer Plattform

Automatisch erhobene Daten

Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Informationen erfasst, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Plattform erforderlich sind. Diese umfassen Server-Log-Dateien, Cookies und ähnliche Tracking-Technologien, die uns helfen, die Sicherheit und Funktionalität unserer Dienste zu gewährleisten.

3. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zu legitimen Zwecken und auf Basis gültiger Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung unserer Finanz- und Personalmanagement-Services, Abrechnung von Gehältern, Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Erfüllung arbeitsrechtlicher Verpflichtungen.

Bearbeitung und Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Erstellung von Steuererklärungen und Sozialversicherungsmeldungen
Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung für Ihre Mitarbeiter
Bereitstellung von Finanzanalysen und Reporting-Tools
Kundenbetreuung und technischer Support
Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
Schutz vor Betrug und unbefugter Nutzung

Darüber hinaus verarbeiten wir Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), insbesondere steuerrechtlicher und sozialversicherungsrechtlicher Bestimmungen, sowie auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Verbesserung unserer Dienstleistungen und IT-Sicherheit.

4. Ihre Rechte als Betroffener

Als betroffene Person haben Sie umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit kostenfrei bei uns geltend machen:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, einschließlich Verarbeitungszweck und Empfänger.

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Unrichtige Daten werden von uns unverzüglich korrigiert. Sie können jederzeit die Berichtigung falscher Angaben verlangen.

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung beantragen, wenn die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bestritten wird.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Ihre Daten können in einem strukturierten, gängigen Format übertragen werden, soweit technisch machbar.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen.

Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich schriftlich an info@delarionvexis.com oder postalisch an delarionvexis, Naabstraße 1a, 93182 Duggendorf. Wir bearbeiten Ihr Anliegen innerhalb eines Monats nach Eingang. Bei komplexeren Anfragen kann sich diese Frist um weitere zwei Monate verlängern.

5. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir haben umfassende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung zu schützen.

Technische Sicherheitsmaßnahmen

SSL-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
Mehrstufige Authentifizierung für Benutzerzugriffe
Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
Firewall-Systeme und Intrusion-Detection-Software
Verschlüsselte Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren
Automatische Backup-Systeme mit Wiederherstellungsmöglichkeiten

Organisatorische Maßnahmen

Unsere Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet und erhalten regelmäßige Schulungen zu Datenschutz und IT-Sicherheit. Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist streng reglementiert und erfolgt nur auf Basis des "Need-to-know"-Prinzips. Wir führen regelmäßige Überprüfungen unserer Sicherheitsrichtlinien durch und passen diese an aktuelle Bedrohungslagen an.

6. Speicherdauer und Löschfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben. Die konkreten Speicherfristen richten sich nach verschiedenen Faktoren:

Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 30 Jahre gemäß § 147 AO
Steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres
Sozialversicherungsunterlagen: 30 Jahre gemäß SGB-Bestimmungen
Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsende
Nutzungsdaten: Maximal 2 Jahre, sofern nicht für Sicherheitszwecke erforderlich

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten automatisch und sicher gelöscht. Bei vorzeitiger Beendigung der Geschäftsbeziehung prüfen wir individuell, welche Daten aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen weiterhin gespeichert werden müssen. Sie werden über geplante Löschungen rechtzeitig informiert und können Kopien Ihrer Daten anfordern.

7. Datenweitergabe und Drittanbieter

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden, klar definierten Situationen und stets unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen:

Gesetzlich vorgeschriebene Übermittlungen

Finanzämter für Lohnsteueranmeldungen und -bescheinigungen
Sozialversicherungsträger für Meldungen und Beitragszahlungen
Krankenkassen für Arbeitgebermeldungen
Berufsgenossenschaften für Unfallversicherungsmeldungen
Statistische Ämter für anonymisierte Erhebungen

Auftragsverarbeiter

Für bestimmte technische Dienstleistungen arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Auftragsverarbeitern zusammen, die Ihre Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und unter strikter Einhaltung der DSGVO verarbeiten. Hierzu gehören IT-Dienstleister, Rechenzentren und Backup-Services. Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren und Ihre Daten nicht für eigene Zwecke zu verwenden.

Wir geben Ihre Daten niemals zu Werbezwecken an Dritte weiter und verkaufen keine Kundendaten. Jede Datenübermittlung erfolgt auf Basis gültiger Rechtsgrundlagen und unter Wahrung Ihrer Rechte als betroffene Person.

8. Internationale Datenübertragungen

Grundsätzlich verarbeiten und speichern wir Ihre Daten ausschließlich in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union. Sollte in Ausnahmefällen eine Übertragung in Drittländer erforderlich werden, erfolgt dies nur unter Einhaltung der strengen Voraussetzungen der DSGVO.

Für internationale Übertragungen nutzen wir ausschließlich Länder mit Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder schließen Standardvertragsklauseln ab. Wir informieren Sie transparent über alle grenzüberschreitenden Datenübertragungen und deren Rechtsgrundlagen. Ihre Rechte als betroffene Person bleiben dabei vollständig erhalten.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um Änderungen in unseren Verarbeitungstätigkeiten, rechtlichen Anforderungen oder technischen Entwicklungen Rechnung zu tragen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar und trägt das Datum der letzten Aktualisierung.

Wesentliche Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Ihnen rechtzeitig per E-Mail mitteilen oder durch deutliche Hinweise auf unserer Website bekannt geben. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über den Umgang mit Ihren Daten informiert zu bleiben.

Datenschutzerklärung